Arbeitgeberausgleich & U1: Kleiner Wechsel, große Wirkung?

Im Rahmen des sog. U1-Verfahrens zahlen Arbeitgeber eine monatliche Umlage. Im Gegenzug werden sie für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zT. von den Krankenkassen entlastet. Für KMU mit bis zu 30 Beschäftigten ist die Teilnahme am U1-Verfahren verpflichtend (vgl. § 1 AAG). Der monatlichen Umlage kann man sich damit zwar nicht ganz entziehen, allerdings ist vielen nicht bekannt, dass fast alle Krankenkassen mehrere Kombinationen aus Umlagesatz und Erstattungssatz anbieten. Durch die Wahl des passenden Modells (Wechsel noch bis Januar 2026 möglich!) lässt sich die verpflichtende Teilnahme zumindest finanziell optimal nutzen.

Wer muss am U1-Verfahren pflichtmäßig teilnehmen?

Teilnahmepflichtig sind Arbeitgeber, die im Vorjahr regelmäßig höchstens 30 Arbeitnehmer beschäftigt haben.

• Nicht mitzuzählen sind u. a. „Azubis“, Schwerbehinderte u. w.
• Teilzeitkräfte werden nach einem festgelegten Schlüssel in Abhängigkeit ihrer Arbeitszeit (0,25; 0,5; 0,75; 1 MA) angerechnet.

Umlage und Erstattung: Was lohnt sich für Ihr Unternehmen?

Die Umlagesätze und Erstattungshöhen legt jede Krankenkasse selbst fest.
Bsp.: Kombinationen:
50 % Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen → Umlagesatz ≈ 1,7 %
80 % Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen → Umlagesatz ≈ 4,1 %

Als grobe Empfehlung sollte bei einem erfahrungsgemäß hohen Krankenstand eine höhere Umlage gewählt werde, da hiermit auch eine höhere Erstattung einhergeht. Bei einem erfahrungsgemäß niedrigen Krankenstand sollte man hingegen eine niedrigere Umlage wählen, da man auch mit einer geringeren Erstattung zurechtkommen dürfte. Dabei gilt es zu beachten, dass die Entscheidung einheitlich für alle Beschäftigten bei derselben Krankenkasse gilt.

Welche Leistungen werden erstattet?

Im Krankheitsfall zahlt der Arbeitgeber das Entgelt bis zu 6 Wochen weiter (§ 4 Abs. 1 EFZG). Die Krankenkasse erstattet anteilig bis zur Höhe des gewählten Erstattungssatzes.

• Nicht erstattet werden:
  Zahlungen in den ersten 4 Wochen eines neuen Arbeitsverhältnisses (Wartezeit)
  Freiwillige Zuschüsse zum Krankengeld nach Ablauf der 6 Wochen

Was gilt es im Übrigen zu beachten?

• Der Antrag ist elektronisch zu stellen.
• Eine Verrechnung mit Beitragsschulden ist erst nach Antragstellung möglich.
• Außerdem ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit 2023 für alle verpflichtend. Mitarbeitende müssen weiterhin sofort über ihre Arbeitsunfähigkeit informieren, der Abruf erfolgt digital über das Entgeltabrechnungsprogramm.
• Auch bis zu 3 Tage ohne ärztliches Attest werden von der U1 erstattet. Dabei zählen sie jedoch zur sechswöchigen Entgeltfortzahlung.

Fazit: Für kleine Betriebe kann sich die Prüfung und ggf. der Wechsel der U1-Variante finanziell stark lohnen. Prüfen Sie daher Ihre aktuellen Tarife und nutzen Sie die Frist bis Januar 2026, um die für Sie optimale Kombination aus Umlage und Erstattung zu wählen!